Maistraattien eräistä henkilörekistereistä annetun lain mukaisia rekistereitä pitävät lain 2 §:n mukaan maistraatit yhdessä. Kukin maistraatti vastaa rekisteriin tallettamistaan tiedoista. Koska asiasta ei ole toisin säädetty, on myös Ahvenanmaan valtionvirasto katsottavissa rekisterihallintolain 3 §:n nojalla näiden rekisterien rekisterinpitäjäksi. Maistraateille ja Ahvenanmaan valtionvirastolle kuuluu rekisterinpitäjinä myös sellaisia tehtäviä, jotka käytännössä edellyttävät yhteistyötä, esimerkiksi rekisteriselosteen laatiminen (HE 123/2004 vp). Lisäksi rekisterien teknisestä toimivuudesta vastaa asetuksen nojalla Itä-Suomen aluehallintovirasto (valtioneuvoston asetus maistraattien eräistä henkilörekistereistä 225/2005). Vihkimisoikeudesta annetun lain mukaista vihkimisoikeusrekisteriä koskeva sääntely vastaa olennaisilta osin tässä kuvattua.
Väestörekisterikeskus ylläpitää ja kehittää väestötietojärjestelmää sekä tarjoaa väestötietojärjestelmään pohjautuvia tietopalveluja viranomaisille ja yrityksille. Väestörekisterikeskus on yhdessä maistraattien kanssa väestötietojärjestelmän rekisterinpitäjä. Väestörekisterikeskus vastaa myös varmennetun sähköisen asioinnin tuottamisesta Suomessa. Lisäksi Väestörekisterikeskuksella on vaaleihin liittyviä tehtäviä, muun muassa äänioikeusrekisterin ja ehdokasrekisterin luominen, äänioikeusilmoitusten toimittaminen ja äänestyspaikkapalvelun tuottaminen.
Hallituksen esitys sisältää ehdotukset eräiksi sellaisiksi lainsäädännön muutoksiksi, jotka johtuvat Väestörekisterikeskuksen, maistraattien sekä Itä-Suomen aluehallintovirastossa toimivan maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön tehtävien yhdistämisestä uudeksi kokonaisuudeksi Digi- ja väestötietovirastoon.
Vastaavaa ratkaisua hyödynnettäisiin myös uudessa laissa Digi- ja väestötietoviraston eräistä henkilörekistereistä, jonka soveltamisalaan kuuluvasta tietojen käsittelystä vastaisivat Digi- ja väestötietovirasto ja Ahvenanmaan valtionvirasto yhteisrekisterinpitäjinä. Kumpikin rekisterinpitäjä vastaisi rekistereihin tallennettavien tietojen ja rekisteröintiin liittyvien asiakirjojen luovutuksesta sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta omassa toiminnassaan. Siltä osin kuin laissa ei erikseen säädetä tietosuoja-asetuksen mukaisten rekisterinpitovelvollisuuksien ja -vastuiden jakautumisesta erikseen Ahvenanmaan valtionviraston sekä Digi- ja väestötietoviraston kesken, Digi- ja väestötietovirasto vastaisi rekisterinpitäjän tehtävistä. Digi- ja väestötietovirasto vastaisi erityisesti rekistereiden taustalla olevasta tietojärjestelmästä ja sen toiminnasta ja turvallisuudesta, mutta myös tietosuojasta siltä osin, kun se koskee järjestelmän toiminnallisuuksia ja teknistä toteutusta.
Rekisterihallintolaki sekä aluehallintovirastoista annetun lain 4 §:n 2 momentin 2 kohta kumoutuvat samalla, kun Digi- ja väestötietovirastosta annettu laki tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 2020. Jatkossa yleiset säännökset Digi- ja väestötietoviraston tehtävistä sisältyisivät lakiin Digi- ja väestötietovirastosta. Maistraattien tehtävät kuitenkin konkretisoituvat niitä koskevassa aineellisessa lainsäädännössä. Myös Väestörekisterikeskuksen ja Itä-Suomen aluehallintovirastossa toimivan maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön tehtävistä on säädetty aineellisessa lainsäädännössä. Lisäksi lainsäädännössä viitataan laajasti näihin virastoihin toimivaltaisina viranomaisina. Tähän esitykseen sisältyvät ehdotukset sellaisiksi erityislainsäädännön muutoksiksi, jotka ovat tarpeen organisaatiouudistuksen myötä.
Oikeusministeriö kiinnitti huomiota perustuslakivaliokunnan käytäntöön arkaluonteisten tietojen käsittelystä. Erityisesti arkaluonteisten tietojen käsittelyä tulisi arvioida siltä osin, kun viraston tehtävämäärittely merkitsee laajennusta suhteessa nykyisiin tehtäviin. Esityksen HE 233/2018 vp jatkovalmistelussa on selvennetty viraston tehtävien sääntelyä. Virastolle ei esityksessä ehdoteta tehtäviä, jotka olennaisesti poikkeaisivat Väestörekisterikeskuksen ja maistraattien olemassa olevista tehtävistä. Tältä osin muutosta ei ole myöskään viraston arkaluonteisten tietojen käsittelyyn. Lausunnon johdosta on kuitenkin tarkennettu väestötietolain perusteluja tietosuoja-asetuksen 9 artiklan osalta.
Tietosuoja-asetuksen 26 artiklassa säädetään yhteisrekisterinpidosta, kun vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät keskinäisellä järjestelyllä läpinäkyvällä tavalla kunkin vastuualueen tietosuoja-asetuksessa vahvistettujen velvoitteiden noudattamiseksi, paitsi jos ja siltä osin, kuin rekisterinpitäjiin sovellettavassa unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä määritellään rekisterinpitäjien vastuualueet. Erityisesti järjestelyssä on määritettävä vastuut rekisteröityjen oikeuksien käytön sekä tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan tietojen toimittamista koskevien velvollisuuksien osalta. Yhteisrekisterinpitäjien keskinäisen järjestelyn ehdoista riippumatta rekisteröity voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan suhteessa kuhunkin rekisterinpitäjään ja kutakin rekisterinpitäjää vastaan. Yhteisrekisterinpitäjät eivät siis voi keskinäisellä järjestelyllään tehokkaasti ohjata rekisteröityä asioimaan vain tietyn yhteisrekisterinpitäjän kanssa.
